Neoddělitelnou činností řízení skladu je proces přípravy zboží ve skladu na základě balícího předpisu, běžně známého jako vychystávání objednávek. To je poměrně častá, ale nijak komplikovaná činnost. To však neznamená, že je méně důležitá, ba naopak. Vychystávání objednávek je označováno za velmi pracnou a nákladnou činnost každého skladu. Dle Druryho (1988) v některých případech tvoří vychystávání objednávek dokonce 60 % všech skladových pracovních procesů, což znamená, že způsobu vychystávání objednávek musíme věnovat značnou pozornost.
Vychystávání objednávek má také obrovský vliv na výkonnost, což samozřejmě funguje oběma směry. Špatně navržený proces vychystávání objednávek tvoří nevědomý pokles výkonnosti celé organizace. Pokud vaše logistická společnost chce růst společně s odvětvím, tak s rostoucím pracovním tlakem a napjatou situací na trhu práce se rovněž jedná o činnost, která musí probíhat hladce.
Jednoduché řešení neexistuje
Nad tématem vychystávání objednávek přemýšlelo již mnoho odborníků a také se o něm mnohé napsalo v nejrůznějších odborných textech. Můžeme rovnou říci, že na tento komplexní problém neexistuje jednoduchá odpověď ani řešení – neexistuje totiž jedna jediná a nejlepší strategie pro proces vychystávání objednávek. Můžeme si ale přiblížit jednotlivá témata, která vám pomohou tento problém lépe uchopit.
Každý faktor je důležitý
Zodpověděli jste si někdy otázku, které faktory určují efektivitu procesu vychystávání objednávek? Efektivita vychystávání objednávek se v rámci projektu, který je realizován, vždy vztahuje k době trvání projektu. Můžeme tedy říci, že všechny čtyři faktory ovlivňující proces vychystávání objednávek, které zmiňuje F. Caron (2000), mají jako měřitelnou veličinu čas. A to konkrétně dobu cesty, dobu zpracování, dobu administrace a dobu čekání.
Není tedy překvapením, že z výzkumu naší partnerské společnosti Boltrics bylo zjištěno, že výkon na jednoho zaměstnance skladu je pro poskytovatele logistických služeb jedním z nejdůležitějších klíčových ukazatelů výkonnosti. Vysvětleme si nyní blíže jednotlivé faktory ovlivňující proces vychystávání objednávek.
- Doba cesty
V tomto případě nemá doba cesty nic společného s tím, jak dlouho trvá vychystavačům objednávek cesta do práce. Ačkoliv dlouhá dopravní zácpa nebo jízda na kole v prudkém dešti k produktivitě zaměstnanců moc nepřispívá, doba cesty je zde definována jako součet cestovní doby “v rámci koridorů” + “mimo koridory”. Díky tomu můžete zpětně sledovat cestovní vzdálenosti mezi místy vychystávání a vychystávacími trasami a počátečními a koncovými body vychystávací operace. Tímto způsobem zjistíte, zda je váš sklad efektivně organizován pro přijaté objednávky.
- Doba zpracování
Dokončení balícího předpisu se skládá z mnoha často drobných úkonů – přečtení objednávky, vyhledání zboží k vychystání, samotné vychystání položek a zpracování sériových čísel. Zde však vyvstanou na povrch důležité otázky. Je sklad logicky uspořádán? Je položky snadné najít, umí s nimi zaměstnanec dobře manipulovat a jsou vhodně zabaleny, když je potřebuje? Jak dlouho vychystávači trvá, než upraví skladové zásoby v systému, např. pomocí skeneru čárových kódů? Tohle všechno jsou činnosti, které v součtu na jednoho člověka představují desítky minut denně.
- Doba administrace
Faktor doby zpracování by neměl být zaměňován s dobou zpracování. Jedná se totiž o čas na administrativní úkony a počáteční úkony odehrávající se v kanceláři, tudíž jinými slovy – do jaké míry zaměstnanci v kanceláři zajišťují, aby vychystávači mohli pracovat co nejefektivněji. Zde se ukáže, jak probíhají přípravné a finalizační procesy. Vše, co lze vyřešit předem, logicky šetří čas na vychystávání objednávek. Totéž samozřejmě platí i pro všechno, co se děje po samotném vychystání objednávek.
- Doba čekání
Poslední faktor se týká čekací doby mezi jednotlivými úkoly. Může vychystávač objednávek vždy ihned pokračovat s další objednávkou, když je s první hotov? Pokud ano, pak je to v pořádku. Pokud tomu tak není, je třeba zjistit proč. Zamyslete se nad využíváním prostředků pro sběr a ukládání, např. pomocí vysokozdvižného vozíku, pojízdné klece nebo jiného vozíku. Zvažte, kolik času trávíte vyzvedáváním vyskladňovacího listu. Ať už je to cokoli – vy pociťujete důsledky a je jen na vás, abyste je vyřešili.
Jakmile tyto čtyři faktory optimalizujete k dokonalosti, je váš proces vychystávání objednávek ve skvělé formě. Nezapomeňte, že v každém případě je dobré nad procesy důkladně přemýšlet. V příštích dílech našeho blogu si jednotlivé komponenty rozebereme detailněji.